Prestar una unidad de la flota a alguien de afuera —un contratista, un chofer temporal, el familiar de un empleado— suele resolverse con un papel firmado y guardado en una guantera. Ese papel no avisa cuando vence, no deja registro de quién aprobó qué y no aparece en ningún control. En el módulo de flota de patente.ar, esa autorización se convierte en un trámite trazable, de la solicitud a la revocación.
Los siete estados de una autorización
En el módulo de flota de patente.ar, las autorizaciones avanzan por 7 estados: borrador, pendiente, aprobada, rechazada, vencida, revocada y cancelada. No es una etiqueta suelta: cada estado define qué se puede hacer con la unidad y quién queda habilitado a manejarla.
- Borrador y pendiente: la solicitud se arma y queda a la espera de aprobación.
- Aprobada o rechazada: el autorizante define si el permiso sigue su curso o no.
- Vencida, revocada y cancelada: las tres formas en que una autorización deja de tener efecto, por plazo cumplido, por baja deliberada del permiso o por anulación antes de que empiece.
Para el gestor, la diferencia entre "vencida" y "revocada" no es semántica: una caducó sola, la otra la diste de baja a propósito, y ambas quedan registradas.
La aprobación viaja por email
La aprobación del autorizante se gestiona por email, con estados de envío y respuesta trazados. Cuando cargás una autorización, el sistema no asume que el permiso ya está dado: manda el pedido al autorizante y registra si el correo salió, si llegó y si la persona respondió. Si nunca contestó, la autorización no pasa a aprobada por su cuenta.
Eso te deja una cadena de responsabilidad concreta. Ante un control o un siniestro, no dependés de la memoria de nadie: hay una fecha, un destinatario y una respuesta guardada.
El vencimiento de la licencia, vigilado
De poco sirve autorizar a alguien si su registro está vencido. El sistema controla el vencimiento de la licencia del autorizado, de modo que el permiso no queda vigente sobre una habilitación que ya caducó. Para una flota que rota conductores externos, ese cruce evita el caso clásico: la unidad prestada, el permiso en regla y la licencia de quien maneja vencida hace meses.
El circuito interno y el documento para circular
El circuito ordena la autorización dentro de tu empresa, pero no reemplaza el documento que pide la ley. La cédula azul ya no se emite desde la Disposición DNRPA 29/2024, publicada en el Boletín Oficial el 13/05/2024. Para circular, quien maneja lleva la cédula del vehículo: una física que le entregás o la digital que el titular le habilita en Mi Argentina. El circuito deja registrado quién aprobó cada permiso y hasta cuándo; la cédula es lo que el conductor muestra en un control.
Conclusión
Si gestionás una flota que presta unidades, conviene tratar cada autorización como un trámite con ciclo de vida, no como un favor informal. Para el documento que lleva el conductor, mirá cómo se autoriza hoy a los choferes de una flota y repasá qué necesita alguien para conducir un auto ajeno.
