Una plantilla de checklist mal diseñada muere rápido: los choferes la contestan en piloto automático o directamente la saltean. El diseño pesa tanto como el contenido: qué preguntás, en qué formato y con cuánta fricción. Esta guía usa los datos reales del módulo de flota de patente.ar para armar una plantilla que se complete todos los días, no solo la primera semana.
Elegí el tipo de pregunta correcto
En el módulo de flota de patente.ar tenés 8 tipos de pregunta: texto libre, sí/no, selección simple, selección múltiple, numérico, fecha, foto y firma. La regla práctica: usá siempre el tipo más cerrado que resuelva la necesidad.
- Sí/no para controles binarios: luces, matafuegos, rueda de auxilio.
- Numérico para valores que después quieras comparar: kilometraje, presión de neumáticos.
- Selección simple cuando hay estados definidos (bueno, regular, malo); múltiple cuando pueden convivir varias respuestas.
- Fecha para vencimientos u ocurrencias puntuales.
- Texto libre solo para observaciones: es el que más demora la carga y el más difícil de analizar.
El error más común es armar todo con texto libre: en la práctica obtenés respuestas de una palabra y ningún dato comparable entre unidades.
Cuándo pedir foto y cuándo pedir firma
La foto es el tipo con más valor probatorio y el que más fricción agrega. Pedila cuando la evidencia visual cambia una decisión: estado de la carrocería antes de salir, un daño nuevo, el precinto de una carga. Cada respuesta admite hasta 5 adjuntos (JPG, PNG, WebP o PDF de hasta 10 MB), así que una sola pregunta de foto alcanza para documentar un incidente desde varios ángulos sin multiplicar ítems.
La firma va al final y en pocas situaciones: cierre de una inspección con responsabilidad personal, o la entrega de un vehículo a un empleado y su devolución. Una firma por checklist suele alcanzar; dos ya es burocracia.
Los límites reales y por qué no conviene acercarse
Cada versión de plantilla soporta hasta 50 secciones, 500 preguntas y 100 opciones por pregunta. Son límites técnicos, no una meta de diseño. Una plantilla que se acerca a ese techo es un formulario que nadie completa con atención: la fatiga de carga degrada la calidad mucho antes de que el sistema te frene. Si tu borrador crece sin control, dividí por contexto: una plantilla corta para antes de salir y otra profunda para el taller, en lugar de un monstruo que mezcla todo.
Versionado y categorías para ordenar el catálogo
Las plantillas se versionan en tres estados: borrador, publicada y retirada. Eso permite iterar sin romper inspecciones en curso: trabajás sobre un borrador mientras la versión publicada sigue operando, y las inspecciones ya iniciadas conservan la suya. Retirar una plantilla la saca de circulación sin borrar el historial.
Para organizar el catálogo contás con 6 categorías de plantilla: pre-viaje, seguridad, operativo, mantenimiento, inspección y otros. Asigná cada plantilla a su categoría real desde el primer día y evitá usar otros como cajón de sastre: esa clasificación es la que te permite encontrar y auditar plantillas cuando la flota crece.
Conclusión
Una buena plantilla es corta, cerrada y con evidencia donde importa: foto para lo que se discute, firma para lo que se asume. Los límites del sistema te dan margen de sobra; el límite real es la paciencia del que la completa. Podés armar y versionar tus plantillas en la gestión de flota de patente.ar y después ver cómo encaja el checklist en una auditoría de flota paso a paso.
